Con miras a reducir el uso de papel e implementar sistemas modernos de gestión, el Rectorado de la Universidad Nacional de Asunción (UNA) dio inicio al proyecto para optimizar la organización, la conservación y el acceso a la información institucional.
El lunes 20 de julio, la Sala de Sesiones «Prof. Mst. Abel Bernal Castillo» fue el escenario donde se presentó, oficialmente, el proyecto de Construcción de Instrumentos Archivísticos del Rectorado. Durante la jornada, se realizó una capacitación y socialización dirigida a titulares de las direcciones generales e intermedias.
Esta iniciativa se desarrolla en el marco de la implementación de la Política de Gestión Documental, una normativa clave aprobada por la Asamblea Universitaria en el año 2025.
La apertura de la actividad contó con la presencia de la Prof. Dra. Zully Vera de Molinas, rectora de la UNA; el Prof. Dr. Miguel Wenceslao Torres Ñumbay, vicerrector; y el Ing. Quím. Cristian Cantero, Secretario General, además de directoras, directores y titulares de las distintas dependencias del rectorado.
Instrumentos archivísticos
Durante el encuentro, se presentó el alcance del proyecto, detallando sus objetivos, la metodología de trabajo y los múltiples beneficios que traerá a la institución. El foco principal está puesto en la construcción de dos herramientas fundamentales:
- El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
- Las Tablas de Retención Documental (TRD).
Estos instrumentos son indispensables para fortalecer la organización y la preservación de la memoria institucional. Además, su aplicación contribuye al cumplimiento de los lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP, 2015), del Plan de Mejoras institucional y de las recomendaciones de la Contraloría General de la República.
Trabajo colaborativo y experiencia internacional
El proyecto cuenta con el acompañamiento técnico de la Ing. Jenny Medrano, especialista colombiana en Gestión Documental y Administración de Archivos, y egresada de la Especialización en Gestión de Archivos de la UNA. Medrano aporta desde su amplia trayectoria profesional en la ejecución de este tipo de proyectos, tanto en Colombia como en Paraguay.
La ejecución de las tareas se realizará de forma colaborativa con las y los responsables de las direcciones generales e intermedias del rectorado. Cada dependencia aportará información vital sobre sus procesos y tipologías documentales, lo cual servirá como insumo primordial para construir las nuevas herramientas institucionales.
El objetivo final: cero papel y mayor eficiencia
Esta iniciativa es impulsada por la Secretaría General de la UNA, a través de un trabajo conjunto entre la Mst. María Victoria Torres, directora de Gestión de Documentos (DGD-SG-UNA) y de la Mst. Nelly Calderón, directora de Archivo Central (DAC-SG-UNA).
Con este avance, la UNA reafirma su compromiso con la eficiencia y la transparencia, trazando el camino para lograr, en el futuro cercano, la reducción progresiva del uso del papel, la implementación plena de la firma electrónica y la puesta en marcha de un sistema integral de gestión documental moderno.