Centro de Educación Superior para la Ética, la Equidad y la Transparencia. Segundo Llamado (2020)
Especialista Administrativo y Coordinador de Actividades.
Resumen:
El/la Especialista Administrativo y el Coordinador/a de Actividades en Paraguay será contratado/a por la Universidad Rutgers, inicialmente por un periodo de un año, y colaborará con otros socios y personal clave del programa para garantizar que los eventos del CESEET (en línea y presencial) estén bien planificados y sean de alta calidad. El/Ella apoyará en la planificación y coordinación de todos los detalles logísticos para los eventos del CESEET, incluidos seminarios web, talleres, eventos de aprendizaje, consultas con las partes interesadas y reuniones regionales de intercambio de conocimientos. Además, este puesto proporcionará apoyo administrativo de alto nivel al proyecto.
Alcance y Responsabilidad:
Coordinación y gestión de actividades (50%)
- Apoyar la planificación e implementación de eventos del CESEET, que incluyen, entre otros: creación de un cronograma para cada evento, gestión de registro, planificación de toda la logística en el lugar, preparación y difusión de comunicaciones a los participantes, producción de materiales de reunión, montaje del evento, apoyo logístico en general y tareas posteriores al evento.
- Apoyar la planificación e implementación de eventos en línea de CESEET, que incluyen, entre otros: la creación de un cronograma para cada evento, la configuración de la plataforma en línea, la gestión de registros y las tareas posteriores al evento.
- Responder a consultas sobre eventos y reuniones y brindar el más alto nivel de servicio a las partes interesadas de CESEET.
Funciones administrativas (50%)
- Gestionar todo lo relacionado a modalidades (viajes) y asegurarse que la documentación se encuentre de acuerdo con los procedimientos de adquisición de Rutgers y USAID.
- Actualizar y recopilar puntos de agenda y resúmenes de reuniones internas.
- Redactar forma independiente notas, cartas oficiales, correos electrónicos según sea necesario y respaldar todos los canales de comunicación.
- Organizar y programar reuniones y ser titular del Calendario de Eventos del CESEET.
- Preparar, imprimir y encuadernar folletos y otros documentos para presentarlos durante las reuniones regulares del personal.
- Desarrollar y mantener el sistema de archivo de datos de forma eficiente y sistemática.
- Presentar y conciliar informes de gastos de forma regular.
Cualificaciones requeridas (todos estos requisitos son condiciones esenciales para postularse. Si un/a candidato/a no cumple con todos estos requisitos, será automáticamente descalificado/a).
- Carrera de Grado culminada en el campo relevante de la comunicación, administración de empresas o ciencias sociales.
- Capacidad demostrada para pensar de manera creativa y práctica para desarrollar, ejecutar y evaluar reuniones y eventos presenciales de mediana a gran escala en plataformas de aprendizaje en línea y para administrar tecnologías virtuales.
- Habilidades comprobadas de gestión de proyectos / eventos y capacidad para trabajar con personal diverso y altamente calificado en un entorno de equipo de ritmo rápido.
- Capacidad demostrada para gestionar bases de datos e inventarios de forma regular.
- Capacidad probada de desarrollar, implementar y evaluar estrategias de comunicación efectivas y generación de contenidos digitales innovadores.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en inglés y español.
- Habilidades avanzadas en aplicaciones de Microsoft Office, principalmente Word, Excel y PowerPoint.
- Capacidad para trabajar en equipo con la voluntad de colaborar según sea necesario y la capacidad de trabajar bajo presión.
- Experiencia trabajando en desarrollo internacional en un país en desarrollo.
- Conocimiento sobre proyectos financiados por el gobierno de los Estados Unidos, en particular con USAID.
- Debe residir en Paraguay.
Favor remitir CV o Resumen al email: applications.rutgers.py@gmail.com
La convocatoria estará abierta desde el viernes 2 de octubre hasta el viernes 9 de octubre de 2020.
Obs.:
- Serán contactados solamente aquellos candidatos/as que pasen a la siguiente fase en el proceso de selección.
Convocatoria en pdf: Especialista_Administrativo_y_Coordinador_de_Actividades